Tìm hiểu về chức năng các loại máy chấm công

Máy chấm công là một thiết bị dùng để ghi nhận thời gian ra vào của các nhân viên trong một công ty để giúp cho người quản lý biết được ý thức làm việc của nhân viên như thế nào đồng thời tính lương cho nhân viên mà không tốn nhiều thời gian. Giúp quản lý thời gian làm việc, giảm thiểu khối lượng công việc ghi chép giấy tờ trước đây. Ngoài ra máy chấm công có thể kiểm soát việc ra vào của nhân viên.

Phân loại:

Xét về chức năng cơ bản thông dụng nhất hiện nay, máy chấm công có 3 loại chính là: máy chấm công vân tay, máy chấm công bằng thẻ từ , máy chấm công kiểm soát cửa

-      Máy chấm công vân tay: là máy chấm công sử dụng dấu vân tay của nhân viên để tự chấm công cho mình khi đến làm việc và khi về.

-       Máy chấm công thẻ từ: là máy chấm công sử dụng thẻ cảm ứng không tiếp xúc proximity, hoặc thẻ mafire để chấm công (đồng thời thẻ này có thể dùng làm thẻ nhân viên).

-       Máy chấm công kiểm soát cửa: là máy chấm công sử dụng để kiểm soát ra vào check in, check out trong công ty

Hoạt động của các loại máy chấm công:

a) Đối với thiết bị chỉ chấm công không kiểm soát ra vào:

Bao gồm 1 đầu đọc vân tay, thẻ từ…kết nối với một máy tính có cài đặt phần mềm chấm công để kết nối và xử lý dữ liệu chấm công của nhân viên trong doanh nghiệp (máy chấm công thẻ giấy thì không kết nối máy tính).

b) Đối với thiết bị vừa chấm công vừa kiểm soát ra vào:

Gồm các bộ phận: đầu đọc kiểm soát ra vào, hệ thống chốt cửa, hệ thống quản lý trên máy tính

Bình thường hệ thống chốt cửa sẽ chốt khóa cửa. Mỗi người sẽ được đăng ký một quyền truy cập (vân tay, thẻ nhớ, mật mã…). Mỗi khi ra vào khu vực được kiểm soát thì người dùng phải sử dụng quyền đó (quẹt thẻ, in dấu vân tay…). Thông tin từ đầu đọc được gửi về phần mềm quản lý trên máy tính, phần mềm này sẽ kiểm tra tính hợp lệ của người truy cập. Nếu hợp lệ sẽ gửi lệnh mở cửa đến hệ thống chốt cửa. Nếu không hợp lệ sẽ trả thông báo về đầu đọc (truy cập không đúng…).

Ưu – nhược điểm của từng loại máy chấm công hiện nay:

a) Máy chấm công vân tay

Ưu điểm: 

- Không thể chấm công giúp nhau vì mỗi người có 1 dấu vân tay hoàn toàn khác nhau.

- Hạn chế tình trạng quên thẻ, mất thẻ

- Hoạt động độc lập hoặc kết nối với máy tính thông qua Lan, Internet.

- Dung lượng máy chấm công lớn.

- Tùy từng loại có thể kết hợp với các access control.

- Dùng phần mềm quản lý, tổng hợp công và báo cáo trên máy tính.

Nhược điểm:

- Không thích hợp với các nhà máy sản xuất hóa chất,…vì vân tay có thể bị mờ, mất vân tay.

- Chấm công lâu hơn dùng thẻ quẹt. Do đó có thể phải lắp đặt  nhiều máy nếu số lượng nhân viên đông, mật độ ra vào cao.

b) Máy chấm công thẻ từ , cảm ứng

Ưu điểm:

- Hoạt động độc lập hoặc kết nối với máy tính thông qua Lan, Internet.

- Dung lượng chấm công thường lớn hơn máy chấm công vân tay.

- Có thể kết hợp thẻ nhân viên và thẻ chấm công (tiết kiệm chi phí in thẻ).

- Tùy từng loại có thể kết hợp với các access control.

- Dùng phần mềm quản lý, tổng hợp công và các báo cáo trên máy tính,

Nhược điểm:

- Có thể chấm công giúp nhau.

- Đầu tư tiền mua thẻ

- Nhân viên có thể mất thẻ hoặc quên thẻ.

- Máy chấm công kết nối với máy tính thông qua cổng : TCP/IP(dây mạng RJ45), Cổng Serial  (COM, hay RS232/RS485), Cổng USB lấy dữ liệu thủ công qua USB.

- Mô hình kết nối máy chấm công qua mạng LAN:

- Mô hình kết nối máy chấm công với hệ thống kiểm soát ra vào: